Automatisasi Kantor

1)      Automatisasi Kantor mencakup sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi, ke dan dari orang-orang di dalam maupun diluar perusahaan. Awalnya OA dimaksudkan untuk membantu pekerja sekretarial dan administratif (clearical), tetapi kemampuannya untuk memudahkan komunikasi formal dan informal denga orang-orang di dalama maupun diluar perusahaan menarik para manajer dan profesional sebagai pemakai.

Dengan tujuan utama meningkatkan produktifitas mereka.semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan. Beberapa system otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. System formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen.

Namun sebagian besar system otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluaannya sendiri. Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik secara lisan maupun secra tertulis. Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.Adapun tujuannya adalah selama tahun-tahun pertama, OA dianggapa sebagai cara untuk meningkatkan produktifitas sekretaris dan pegawai administratif karena dapat memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.

2. Adapun aplikasi dari otomatisasi :

·         Konferensi audio, adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. telepon konferensi (conference call) merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih digunakan. Konferensi audio tidak memerlukan komputer hanya melibatkan komunikasi audio dua arah. Keuntungan konferensi audio :

- biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio berada dalam jangkauan semua perusahaan.

- orang-orang merasa santai berbicara di telepon.

- konferensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat .

·         Konferensi Video, adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seperti konferensi audio, konferensi video tidak memerlukan komputer.

·         Surat Elektronik, dikenal sebagai e-mail, adalah penggunaan jarngan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim , menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

·         Voice Mail hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya kedalam telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan-pesan yang telah dikirim. Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.

·         Pencitraan (imaging) merupakan penggunaan pengenal karakter secara optik (optical character recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau mikro film menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder. Kemudian citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkan atau dicetak.

3. Siapa saja yang menggunakan otomatisasi kantor ?

Jawab :

·         Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.

·         Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff  khusus). Manajer dan profesional secra bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

·         Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

·         Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.